Bestuurlijke informatieverzorging toegelicht

Bestuurlijke informatieverzorging toegelicht

Bij veel economische studies wordt het vak administratieve organisatie gedoceerd. Andere kennen het vak administratieve organisatie (AO) ook wel als bestuurlijke informatieverzorging of als bestuurlijke informatievoorziening (BIV). In veel gevallen krijg je te maken met de typologie starreveld.

Interne beheersing

Bekende termen zijn wellicht de interne controle of interne beheersing. Deze twee termen zijn niet gelijk aan elkaar, waardoor dit enige toelicht dient te krijgen.

Interne beheersing is het systeem binnen de organisatie die zorgdraagt voor de beheersing van risico’s die het behalen van de doelstelling bedreigen. De risico die in het kader van de interne beheersing bedoeld worden zijn organisatie breed. Om dit is duidelijker te maken is het handig om het COSO model erbij te pakken.

Het COSO model kent een de volgende verdeling aan de bovenzijde van de kubus. Strategische doelstellingen, operationele doelstellingen, verslaggevingsdoelstelling en wetgevingsdoelstellingen. Dit zijn zowel financiële als niet financiële doelstellingen. Denk bijvoorbeeld aan kwaliteitsdoelsstellingen van een product. Dit is een doelstelling die niet uitgedrukt is in euro’s, terwijl dit wel van belang is voor de organisatie.

De interne controle is alleen gericht op de financiële doelstellingen. Dit betekent dat de interne controle gericht is op de euro’s binnen de organisatie. In principe kun je dit in het COSO model hangen onder de categorie verslaggevingsdoelstellingen. De interne controle is dus een onderdeel van de interne beheersing.

Informatie

Onder informatie wordt verstaan “gegevens” die het bewustzijn of kennisbeeld van iemand veranderen. Deze gegevens moeten daarom nieuw en relevant zijn om enige betekenis te kunnen krijgen.

Bestuurlijke

Onder besturen wordt verstaan het doen functioneren. Dit betekent dat dit het nut aangeeft van een informatiesysteem. De organisatie zal bestuurd moeten worden om bepaalde doelstelling te kunnen realiseren.

Informatieverzorging

De informatieverzorging is het verzamelen en verstrekken van relevant informatie, zodat de organisatie bestuurd kan worden. Dit zijn zowel interne als externe gegevens die verzameld worden.

De informatieverzorging vindt met name structureel plaats op basis van vaste procedures en een bepaalde systematiek. Er kan echter ook sprake zijn van incidentele informatieverzorging.

Op een systematische wijze gegevens verzamelen, structureel en met een bepaalde systematiek met als doel om de organisatie te besturen door functionarissen die deze gegevens relevant vinden en derhalve sprake is van informatie betreft bestuurlijke informatie verzorging.