|
Het gebeurt steeds vaker, een vergaderruimte huren. Kies voor een te gekke locatie en maak indruk op het bezoek. Combineer het met een activiteit in de buurt en geniet van alle gemakken wanneer je een vergaderzaal gaat huren. Ook andere redenen kunnen er zijn om vergaderzalen te huren. Denk aan een centraal punt voor de logistiek, inspiratie die een andere locatie biedt of zonder gestoord te worden belangrijke beslissingen nemen of mededelingen doen die impact hebben op de bedrijfsvoering. Als je ervoor kiest om een vergaderzaal te huren, let dan op de volgende dingen:
Als je antwoord hebt gegeven op de bovenste vragen dan kan je een geschikte vergaderruimte huren. Zet alle andere eisen die er zijn ook even op papier zo heb je precies helder wat je zoekt. Afhankelijk van het aantal mensen dat aanwezig is tijdens de vergadering, moet je dus letten op de capaciteit van de vergaderruimte. Ga je voor een intieme setting of kies je voor een gigantische vergaderzaal met genoeg zitplaatsen voor ten minste vier afdelingen van jouw bedrijf? Het is natuurlijk wel slim om vooraf in te schatten hoeveel er komen, niet dat je in een te grote ruimte zit met een selecte groep. Ook qua kosten is dit niet aan te raden. Locatie Ga na waar iedereen vandaan moet komen en ga op een centraal punt een ruimte huren. Komen de mensen met het vliegtuig? Probeer dan vergaderruimte te huren op steenworp afstand van Schiphol, zo hoeven ze niet nog eens uren in de trein te zitten of te rekenen op hoge kosten voor de taxi. Bekijk ook of de locatie gemakkelijk met het openbaar vervoer te bereiken is. Wat gaan we doen? Ook moet je nagaan wie er komen en wat de insteek is van de vergadering. Heb je een vergaderzaal gehuurd om een sessie te doen met een ingehuurde spreker? Dan is het wellicht een goed idee om een ruimte te huren die het mogelijk maakt om de stoelen en tafels makkelijk te verplaatsen. Is het een belangrijke bestuursvergadering? Kies dan voor een mooie ronde vergadertafel. Is het een teambuildingactiviteit? Dan is de omgeving belangrijk! De mogelijkheden zijn uiteraard eindeloos, wel moet je je afvragen wat het doel is van de vergadering en de ruimte die je wilt huren. |
Veelgestelde vragen
Wat moet ik controleren voordat ik een vergaderruimte huur?▼
Let op het doel van je vergadering, het aantal deelnemers, de locatie en bereikbaarheid. Zet al je eisen op papier zodat je precies weet wat je zoekt en kunt kiezen voor de meest geschikte ruimte.
Hoe kies ik de juiste capaciteit voor mijn vergaderruimte?▼
Schat vooraf in hoeveel mensen er aanwezig zijn. Een te grote ruimte is ongezellig en duur, een te kleine ruimte onpraktisch. Kies een omvang die aansluit bij je groep en het karakter van de bijeenkomst.
Waarom is locatie belangrijk bij het huren van een vergaderruimte?▼
Een centrale locatie bespaart je gasten reistijd en kosten. Zorg voor goed openbaar vervoer en als gasten met het vliegtuig komen, kies dan een locatie dicht bij het airport zodat zij niet uren extra hoeven te reizen.
Welke vergaderruimte kies ik voor welk doel?▼
Voor een lezing met spreker kies je een flexibel indeelbare ruimte. Voor bestuursvergaderingen past een ronde tafel beter. Bij teambuilding is de omgeving en sfeer van groot belang. Laat het doel bepalen welke ruimte het best uitkomt.
Wat zijn de voordelen van het huren van een externe vergaderruimte?▼
Een externe locatie maakt indruk op bezoekers, biedt inspiratie, zorgt voor minder afleidingen en kan als centraal logistiek punt dienen. Je kunt het ook combineren met activiteiten in de buurt.
